روند دست‌رسی کارکنان به مدیران، تسهیل می‌شود

باور به این اصل مهم که قواعد کار با رسانه‌های جمعی و ارتباط با افکار عمومی در جهان امروز دست‌خوش تغییر و تحول شده، یکی از اصول اساسی مدیریت امروزی است که غفلت از آن دست‌یابی به بسیاری از اهداف و برنامه‌ها و راهبردهای سازمانی را با چالشی جدی روبه‌رو می‌کند.

دوازدهم آذرماه سال 1392 زمانی که مسوولیت مدیریت کانون پرورش فکری کودکان و نوجوانان را با حکم وزیر آموزش و پرورش بر عهده گرفتم، دورنمایی از آینده‌ی فعالیت‌های این نهاد ارجمند که دارای نیم‌قرن تجربه در ارایه‌ی خدمات ارزشمند خود به جامعه‌ی ادبی و هنری کشور است، در ذهن خود ترسیم کرده بودم.
این دورنما زمانی که به صورت رسمی وارد مجموعه شدم و با کارکنان و کارشناسان از نزدیک به گفت‌و‌گو نشستم و در جریان دیدگاه‌ها و خواسته‌های آنان قرار گرفتم، دست‌خوش تغییر و تحولی اساسی شد.
بی‌تردید این مهم که چگونه به اطلاعات دست‌رسی پیدا کنم و بدانم که افکار عمومی سازمان به صورت مشخص چه خواسته‌هایی از مدیریت دارد و آیا نگرش آن نسبت به شیوه‌ی مدیریت حال حاضر یا گذشته نگرشی مثبت، منفی یا حتی خنثی است اهمیتی مضاعف پیدا می‌کند.
در این میان یک روابط عمومی فعال، پویا، منسجم و روز‌آمد با بهره‌گیری از روش‌ها و ابزار امروزی می‌تواند این ارتباط را تسهیل و به آن ابعاد وسیع‌تری ببخشد؛ ارتباطی که در رسانه‌های نوین و مدرن، دیگر یک‌سویه نیست و برای مخاطبان خود امکان تولید محتوا و اظهار نظر را فراهم می‌کند.
در ماه‌های گذشته زمان مناسبی برایم فراهم شد تا از راه‌های مختلف، جریان ارتباط بین مدیران و کارکنان را با همکاری حوزه‌ی مشاوران خود و اداره‌کل روابط عمومی و امور بین‌الملل کانون به نحو موثری سامان‌دهی کرده و فرآیند دسترسی مخاطبان به مدیران سازمان را شفاف‌تر و ساده‌تر کنم.
در همین زمینه البته ارتباط‌های شفاهی و چهره به چهره از لطف و ارزش بسیاری برای من برخوردار است، چراکه از سویی از این راه با همکاران جدیدم بیش‌تر آشنا می‌شوم و از سوی دیگر این ارتباط به الفت بیش‌تر، پایداری دوستی‌ها و محبت‌ها و ایجاد تفاهم بیش‌تر میان حوزه‌ی مدیران و کارکنان منتهی می‌شود. اما باید پذیرفت که در حجم انبوه کارها و مشغله‌های روزانه و حتی نحوه‌ی مدیریت زمان، شاید امکان برقراری ارتباط چهره ‌به چهره و رودررو با همکاران همواره میسر نباشد یا شاید در نتیجه‌بخشی آن در قیاس با شیوه‌های امروزی تردیدهای جدی وجود داشته باشد.
از آن‌رو در کنار تمامی این روش‌ها، مصمم بودم که بخشی از زمان کاری خود را به خواندن و پاسخ‌گویی به دیدگاه‌ها و نظرات همکارانی اختصاص دهم که مسیری ساده‌تر و در عین حال امروزی‌تر را برای طرح خواسته‌هاشان از طریق پایگاه‌های اینترنتی کانون برگزیده‌اند.
روابط عمومی کانون، از همان روز نخست آغاز مسوولیتم به عنوان مدیرعامل، تاکنون، حجم انبوهی از پیام‌های همکاران و مخاطبان این سایت‌ها را در اختیارم قرار می‌دهد. پس از آن با راه‌اندازی بخش ارتباط با مدیرعامل در سایت خبری کانون به صورتی مستقیم در جریان نگرانی‌ها، دغدغه‌ها، خواسته‌ها، نقدها و پیشنهادهای همکاران قرار می‌گیرم.
شنیدن و خواندن این پیام‌ها که اکنون شمار آن از 500 عنوان فراتر رفته، اگرچه بسیار بااهمیت و ضروری است، اما یقین دارم پاسخ‌گویی به آن از اهمیتی صدچندان برخوردار است. به همین دلیل علاوه بر مطالعه‌ی مستقیم تمامی نامه‌ها، گروهی از مشاوران مدیرعامل و کارشناسان روابط عمومی در ارتباطی دقیق، نزدیک و علمی با طراحی فرم‌هایی این دیدگاه‌ها را دسته‌بندی و در اختیار من قرار می‌دهند تا پی‌گیری‌ها و بررسی‌های لازم در زمینه‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ی پاسخ‌‌گویی به آن صورت پذیرد.
در همین حال یادآوری این نکته ضروری است که پیام‌های خصوصی که حاوی مشکلات شخصی افراد، نه مسایل عمومی است و هویت نگارنده‌ی پیام و امکان دست‌رسی به او فراهم است به واحدهای مربوطه ارجاع و در زمان‌بندی مشخص، پاسخ آن به فرد مورد نظر اعلام می‌شود.
از سوی دیگر پیام‌هایی که از عمومیت بیش‌تری برخوردار است و به عنوان یک مشکل عمومی تلقی می‌شود، بدون تردید پاسخ‌هایی عمومی را می‌طلبد که این امر از طریق سخنرانی‌ها و اطلاع‌رسانی‌های رسمی روابط عمومی کانون صورت می‌پذیرد.
ذکر این نکته هم ضروری است که پاسخ همه‌ی خواسته‌ها و درخواست‌های همکاران بی‌تردید نمی‌تواند همیشه مثبت باشد و این بدان معنی نیست که به درخواست‌های همکاران توجه نشده است، بل‌که تلاش خواهیم کرد تا حد ممکن و به اندازه‌ی بضاعت و امکانات موجود و با رعایت ضوابط قانونی، در مسیر حل مشکلات همکاران قدم برداریم.
نکته‌ی دیگر این که حق آزادی بیان حقی طبیعی و قانونی است و از این بابت هیچ منّتی بر سر همکاران برای ایجاد فضایی آزاد برای طرح مشکلات‌شان وجود ندارد. اما به اعتقاد من حق آزادی پس از بیان، بیش از آزادی بیان اهمیت دارد و از آن‌رو از تمامی مدیران و کارکنان می‌خواهم در برابر این نقد‌ها و خواسته‌های همکاران، برای حق قانونی آنان احترام قایل شوند و نقد و پاسخ‌های ارایه‌ شده همراه با ادب و احترام و عاری از هرگونه تهدید، توهین و تهمت باشد تا همه‌ی منتقدان از بیان حرف‌هایشان هیچ واهمه‌ای نداشته باشند و امنیت روانی و شغلی آنان مورد تهدید قرار نگیرد. در این زمینه خودم را مقید به نظارت و مراقبت از این امر می‌دانم تا همکارانی که نظرات‌ و دیدگاه‌هاشان از این طریق در اختیار ما قرار می‌گیرد با برخوردی خارج از قواعد اداری و منش‌های اخلاقی و انسانی روبه‌رو نشوند.
در این زمینه ضمن قدردانی از همکارانی که در این مدت تلاش کرده‌اند این ارتباط بین مدیرعامل و کارکنان کانون بیش از گذشته برقرار شود، باید به چند سرفصل اصلی خواسته‌ها و پیام‌های همکاران اشاره‌هایی داشته باشم.

1- مسایل شغلی و معیشتی:
در این زمینه همان‌طور که در سخنرانی‌ها و برنامه‌های مختلف عنوان کرده‌ام به همکاران عزیزم اطمینان می‌دهم که پیام‌های آنان را شنیده‌ام و مطمئن باشند از هیچ کوششی در حل این مشکلات دریغ نخواهیم کرد. اما یادآور می‌شوم که تشکیل کارگروه تخصصی در حوزه‌‌ی امور اداری و رفاه نیروی انسانی و بهره‌گیری از متخصصان و کارشناسان زبده در این حوزه، مسیرهای روشنی را پیش ‌روی ما گشوده است که نتایج برخی از این تلاش‌ها در ماه‌های اخیر به صورتی روشن و ملموس آشکار گشته است.
در عین حال مساله‌ی افزایش حقوق و دستمزد، تبدیل وضعیت همکاران قراردادی، پرداخت اضافه‌کاری، سامان‌دهی ساعات کاری و مرخصی‌های همکاران در ستاد و مراکز فرهنگی‌هنری، ارایه‌ی تسهیلات بانکی، رسیدگی به وضعیت شغلی و مشکلات همکاران خدماتی و حل مشکلات همکاران پاره‌وقت از جمله مسایلی است که بخش عمده‌ای از پیام‌ها را تشکیل می‌دهد که همکارانم در معاونت منابع و توسعه‌ی انسانی و مشاوران مدیرعامل در حال بررسی و ارایه‌ی راهکارهایی برای حل برخی از این مشکلات هستند و تلاش می‌کنند در حد امکان و با توجه به امکانات و منابع محدود و رعایت قوانین اداری کشور این موضوع‌ها را ارزیابی و در مراجع رسمی دولتی و مجلس شورای اسلامی مورد پی‌گیری قرار دهند.
مساله‌ی تبدیل وضعیت همکاران قراردادی از آن دست مشکلاتی است که هم‌چنان تعداد زیادی از همکاران ما در سراسر کشور با آن روبه‌رو هستند.
در این زمینه خودم را موظف می‌دانم که از هیچ تلاشی برای حل این مشکل دریغ نکنم، با این توضیح که استخدام رسمی در چارچوب مقررات اداری به مجوزهای رسمی مراجع قانونی نیاز دارد. در ماه‌های اخیر پی‌گیری‌های متعددی در این حوزه از سوی وزیر محترم آموزش و پرورش صورت گرفته تا این مجوزها در اختیار آن وزارت‌خانه و کانون پرورش فکری کودکان و نوجوانان قرار بگیرد، اما یادآوری این نکته هم بسیار ضروری است که در صورت صدور این مجوزها، اغلب با محدودیت روبه‌رو هستیم و تنها می‌توانیم پاسخ‌گوی بخشی از این درخواست‌ها باشیم.
آن‌چه از نظر ما به عنوان مدیران کانون حایز اهمیت است، این است که نخست به پی‌گیری‌های خود شدت ببخشیم و از سوی دیگر در صورت دریافت مجوز، تلاش کنیم تا این امکان به صورتی کاملا عادلانه در اختیار همکارانی قرار بگیرید که از شرایط قانونی و امتیازهای بالاتری برخوردارند.

2 - مسایل کاری و فرهنگی:
در این زمینه نیز بیش‌تر پیام‌ها حول محورهایی مانند بالا بردن سطح علمی کارکنان و مربیان، به‌روزسانی فعالیت‌ها و تولیدات با توجه به تحولات در عرصه‌ی فن‌آوری، توجه به پژوهش‌محوری و حمایت از پژوهش‌های کاربردی، توجه به کیفیت و پرهیز از ارایه‌ی آمارهای غیر واقعی، توجه به استفاده از تجربیات کارکنان و مربیان به‌ویژه در شوراهای کارشناسی و تصمیم‌گیری، نیاز شهرها و روستاهای کشور به برنامه‌ها و تولیدات کانون و لزوم گسترش این فعالیت‌ها و راه‌اندازی مراکز جدید، کمبود امکانات در مراکز کانون، ساماندهی فعالیت‌های مذهبی به منظور افزایش اثرگذاری آنان بر جریان تربیت دینی کودکان و نوجوانان، جشنواره‌زدگی، آینده‌ی پروژه‌هایی مانند کتاب‌های خودمان و رمان نوجوان، بحث ادغام کانون زبان ایران و نحوه‌ی ارتباط کانون با آموزش و پرورش مطرح شده است.
در ماه‌های اخیر همان‌طور که گفته شد به بسیاری از این پرسش‌ها در سخنرانی‌ها پاسخ داده شده است و تعیین مشخص راهکارهای اجرای برخی از این برنامه‌ها و حل بعضی از این مشکلات، به بررسی‌های بیش‌تر در حوزه‌‌های کارشناسی نیاز دارد. اما توجه همکاران عزیزم را به این نکته جلب می‌کنم که در ماه‌های آینده شاهد تغییرات عمده‌ای در برگزاری بسیاری از جشنواره‌ها و رویداد‌ها خواهند بود. همکاران ارجمند در جریان هستند که شیوه‌ی برگزاری جشنواره‌ رضوی، و سایر جشنواره‌های متعدد و پرحجم با هدف پاسخ‌گویی به خواسته‌های مربیان و کارشناسان کانون و افزایش بهره‌وری این رویدادهای فرهنگی تغییر کرده و در تلاش هستیم این شیوه (سامان‌دهی جشنواره‌ها) هم‌چنان ادامه پیدا کند.
هم‌چنین در حوزه‌ی بین‌الملل نیز تغییراتی حاصل شده است تا تمامی ارتباط‌های بین‌المللی کانون از طریق روابط عمومی و امور بین‌الملل کانون هدایت، نظارت و ساماندهی شود. در این زمینه شاهد انتقادهای برخی از همکاران و کارشناسان کانون در این زمینه بودم که از تمرکز بر روی برخی از حوزه‌های بین‌المللی و صرف بیش‌تر توان و انرژی محدود کانون در این کشورها و شاید غفلت از برخی حوزه‌های دیگر گله‌مند بودند.
باید به همکاران اطمینان دهم که پرهیز از صرف هزینه‌های گزاف و اسراف منابع مالی کانون نه‌تنها در حوزه‌ی بین‌الملل بل‌که در تمامی حوزه‌ها و معاونت‌ها و مدیریت‌های کانون در حد امکان و با رعایت شان و جایگاه نهاد ارزشمند کانون در دستور کار قرار گرفته است و تردید ندارم که همکاران ارجمند نیز در جریان این تغییرها قرار گرفته‌اند.
در عین حال یادآوری این نکته هم ضروری است که جلوگیری از اسراف هرگز به معنی ایجاد تشنگی و خشک‌سالی نیست و رعایت اعتدال و توجه به کیفیت برنامه‌ها و جشنواره‌ها و ارتباط‌های درون و برون سازمانی و بین‌المللی نیز بدون تردید مورد توجه قرار می‌گیرد.

 3- تغییرات مدیریتی:
در این زمینه در ماه‌های گذشته بخش عمده‌ای از دیدگاه‌های همکاران به موضوع تغییرات مدیریتی اختصاص داشت و ضروری می‌دانم که توضیح‌هایی را ارایه دهم.
الف- با تغییر مدیران ارشد در هر دستگاهی، تغییراتی در دیگر سطوح مدیریتی صورت می‌گیرد و این امر در دستگاه‌های اجرایی به‌عنوان امری طبیعی و حق هر مدیری برای انتخاب همکاران خود تلقی می‌شود. کانون هم بی‌تردید از این مساله مستثنی نیست.
ب-
در ماه‌های اخیر با گشوده‌شدن فضایی برای انتقال دیدگاه‌های همکاران، با حجم زیادی از انتقادها، شکایت‌ها، گزارش‌دهی، درخواست برای تغییر یا حتی تثبیت مدیران فعلی روبه‌رو شده‌ایم. یادآوری می‌کنم که هیچ‌گونه تصمیم‌گیری در این زمینه صرفا بر مبنای گزارش‌های اینترنتی صورت نمی‌گیرد و راستی‌آزمایی‌ این پیام‌ها، حفظ آبرو و اعتبار و شان و جایگاه افراد و مدیران و مراقبت از تحت تاثیر قرار نگرفتن در مقابل جریان‌سازی‌ها علیه افراد، از هر امر دیگری مهم‌تر است. اما سازوکارهایی نیز در این زمینه طراحی شده است که صحت و سقم این گزارش‌ها مورد بررسی قرار بگیرد.
ج- تلاش این‌جانب به عنوان مدیرعامل کانون و همکاران در این ماه‌ها بر این بوده است که اگر قصدی برای تغییر در مدیریت‌های ستادی و استانی داشته باشیم این تغییر با استفاده از دیدگاه‌های همکاران، بررسی‌های کارشناسی و رعایت قواعد شایسته‌سالاری صورت بگیرد. در این زمینه شورایی تخصصی شامل مشاور عالی مدیرعامل، معاون فرهنگی و چند تن از مشاوران و مدیران کانون تشکیل شده است تا این انتخاب تا حد امکان به نحوی شایسته و مناسب انجام شود. در ماه‌های اخیر گزینه‌های مطرح برای مدیریت کانون به این شورای تخصصی دعوت شده و با آن‌ها مصاحبه‌های علمی صورت گرفته است؛ گاهی حتی برخی از این چهره‌ها - که سابقه‌ی مدیریت ارشد در برخی نهادها و ادارات کل استانی را نیز در گذشته داشته‌اند - از این آزمون موفق بیرون نیامده‌اند.
د- حفظ حرمت و جایگاه مدیران سابق امری است که برای آن اهمیت زیادی قایل هستم. لذا تغییر این مدیران نباید هرگز به معنی نادیده‌گرفتن تلاش‌های خستگی‌ناپذیر آن‌ها برای اعتلای کانون عزیز و ناکارآمدی آ‌ن‌ها تلقی شود. در عین حال تاکید دارم که این تغییر نباید به نحوی صورت بگیرد که ذره‌ای از احترام و جایگاه آن عزیزان کاسته شود. همین‌جا از تمامی مدیرانی که مسوولیت را به مدیران جدید سپرده‌اند یا خواهند سپرد، صمیمانه قدردانی می‌کنم و برای آنان آرزوی توفیق دارم.
ه- استفاده از نیروهای درون کانونی برای سپردن مدیریت‌ها به آنان یکی از اصولی است که سخت به آن پایبندم اما در این راه باید توجه داشت که در همه‌ی استان‌هایی که مدیران آن تغییر کرده‌اند یا در آستانه‌ی تغییر‌ هستند، نام همکاران و کارشناسانی از کانون نیز به عنوان گزینه‌های مدیریت مطرح بوده و توانایی‌ها و شایستگی‌های آن‌ها مورد توجه شورای انتصابات کانون قرار گرفته است. در این میان آموزش و تربیت مدیران کانون از بین نیروهای داخل سازمان بی‌تردید از اولویت‌هایی است که در سال‌های آتی بیش‌تر به آن اهتمام خواهیم داشت. از سویی دیگر انتخاب مدیران تنها بر اساس شایستگی‌های آنان صورت می‌گیرد و در این امر وابستگی سازمانی آنان به یک وزارت‌خانه یا نهاد مشخص به خودی خود مورد نظر نبوده است.
در پایان، صمیمانه دست یاری همکاران عزیزم در کانون پرورش فکری کودکان و نوجوانان را می‌فشارم و درخواست می‌کنم دیدگاه‌های ارزشمندشان را هم‌چنان با ما در میان بگذارند.